Groupe de travail relatif à la version 10.02 du règlement intérieur (version 10.02 car cela fait suite à la version 10 du règlement intérieur, associé à la version 10 des statuts)

David, GwenB, ArnaudF et Gilles L.

• 4 mars 2009, 20h MCE (hall d'accueil)
  
• Comment travaille-t-on ? (par mail ? par irc ? par téléphone ? faire un papillon ?)
  

• point à ajouter/éclaircir : situation relative aux évènements organisés par Gulliver. L'idée est de dire la situation de principe (c'est ouvert à tous) et que si la réunion déroge à cette règle, la réunion doit être annoncée comme ne l'étant pas, sans équivoque. Préciser, à titre d'exemple, quelles sont les réunions visées :
  
  • Ateliers ;
    
  • Réunions du conseil d'administration ;
    
  • « Install parties » ;
    
  • …
    
• préciser l'absence de responsabilité lors des « Install Parties » (on peut y copier le contrat-type qui circulait il y a quelques temps : Charte3)
  
  • copier Charte3 ou mettre un lien sur la page du wiki (avec un nom plus explicite, genre CharteInstallationMachines) ?
    
• liste des choses à faire à compléter :)
  
• à débattre : décrire dans le RI les pratiques/usages de l'association (faire une sorte de « mode d'emploi » non contraignant)
  
  • exemples : la répartition des temps de parole, de la rédaction des comptes-rendus, de l'envoi de la listes des membres du CA à la préfecture, décrire les mandats, etc etc…
    
  • utilisation de ca@ et contact@ : quand utiliser ces listes et les mettre en copie
    
  • utilisation de gulliver@ en copie ou directement : attention à l'archivage publique
    
  • droits et devoirs en s'inscrivant à ca@ et contact@
    
  • règles de communication avec l'extérieur. Comment on fonctionne
    
  • organisation des évènements (cf. ConseilDadministrationFevrier2009)
    

Le siège social de l'association est fixé à la Maison de la Consommation
et de l'Environnement, 48 boulevard Magenta, 35000 Rennes.

Le montant de la cotisation annuelle est de dix euros minimum.

Dans la mesure du possible le cumul des mandats en nombre et dans la
durée sera évité.

Contenu du mandat de responsable des formalités administratives :
\begin{itemize}
\item collecter les informations nécessaires à la déclaration en
préfecture des administrateurs de l'association ;
\item effectuer cette déclaration dans le respect des délais légaux.
\end{itemize}

Contenu du mandat de trésorier :
\begin{itemize}
\item tenir les comptes de l'association ;
\item tenir à jour la liste des adhérents ;
\item effectuer les paiements des dépenses courantes ;
\item régler les dépenses ordonnées par le conseil d'administration ;
\item tenir une comptabilité régulière de toutes les transactions ;
\item archiver les justificatifs ;
\item rendre les comptes publics ;
\item préparer le bilan financier pour les assemblées générales.
\end{itemize}

L'annonce des assemblées générales ordinaire et extraordinaire est faite
publiquement sur le site internet de l'association et sur les listes de
diffusion. Chaque membre est prévenu individuellement par courriel ou
par courrier postal s'il en fait la demande.

Dans la mesure du possible, les conseils d'administrations sont organisés en tours de parole.

Chaque participant fait un signe pour indiquer qu'il veut parler. Chaque participant peut prendre la parole une fois qu'ont terminé tous ceux qui voulaient prendre la parole avant lui. S'il y a beaucoup de monde, une personne peut être désignée pour suivre et donner les tours de parole.

Pour organiser un évènement au nom de Gulliver, le porteur de projet doit en faire la demande au conseil d'administration et recevoir du conseil d'administration mandat pour le faire.

A priori, tous les évènements organisés par Gulliver (réunion de travail, atelier, présentation, salon, …) sont accessibles à tous, membres et non membres de l'association. Un évènement peut exceptionnellement être destiné à un public restreint mais cela devra être dûment notifié et autorisé par le conseil d'administration.

Tout membre de Gulliver qui est sollicité pour organiser un évènement lié au libre ou qui souhaite en organiser un doit :

• en informer le CA et obtenir son accord
  
• tenir régulièrement le CA informé de l'avancée du projet
  
• mettre l'adresse contact@gulliver.eu.org en copie de tous les échanges avec les personnes extérieures à Gulliver impliquées dans le projet
  
• s'assurer en amont qu'il y a les ressources humaines nécessaires au sein de Gulliver
  
• en fonction de l'envergure de l'évènement organiser des réunions de préparation avec les personnes impliquées (Gulliver et extérieures) au cours desquelles sont élaborés le programme, les conditions de communication, de financement, de logistique, etc.
  
• créer une page sur le wiki